De uitvoeringsregels bij de Europese anti-witwasverordening (AMLR) krijgen steeds meer vorm. Voor beleggingsondernemingen verduidelijken de conceptteksten wat wordt verwacht van cliëntenonderzoek, risicobeoordeling en doorlopende monitoring. Hoewel de uitwerking nog kan wijzigen, bieden de voorstellen aanknopingspunten om bestaande processen te toetsen.
Wie zich voorbereidt op de AMLR, moet verder kijken dan de verordening zelf. Veel verplichtingen worden nader uitgewerkt in technische normen en richtsnoeren van de Europese anti-witwasautoriteit AMLA. De technische normen worden na vaststelling bindend. De richtsnoeren verduidelijken hoe AMLA een consistente, risicogebaseerde toepassing verwacht.
Voor de beleggingssector zijn vooral drie onderdelen relevant: welke informatie cliëntdossiers moeten bevatten, hoe de bedrijfsbrede risicobeoordeling wordt ingericht en wanneer wijzigingen bij cliënten tot nader onderzoek moeten leiden.
1. Toets cliëntdossiers op informatie en onderbouwing
De conceptnormen voor cliëntenonderzoek beschrijven welke informatie nodig is bij standaard, vereenvoudigd en verscherpt onderzoek. Ze behandelen onder meer het doel en de aard van de relatie, het herkennen van politiek prominente personen en screening tegen gerichte financiële sancties.
Daarbij wordt geen uniforme documentenlijst voor ieder cliëntdossier voorgeschreven. Wel worden de benodigde informatie, de eisen aan bronnen en de situaties waarin documentatie nodig is nader gespecificeerd. Instellingen houden dus ruimte om passende documenten en informatiebronnen te kiezen, binnen de voorgestelde vereisten.
Voor beleggingsondernemingen betekent dit dat bestaande onboardingformulieren en dossiervereisten niet zonder meer moeten worden vervangen. De eerste stap is vaststellen of deze samen de voorgeschreven informatie opleveren. Zijn gegevens voldoende betrouwbaar en worden ze waar nodig geverifieerd? Waar ontbreekt informatie of wordt deze dubbel uitgevraagd?
Door de voorgestelde vereisten naast het cliëntacceptatiebeleid en een selectie van dossiers te leggen, wordt zichtbaar welke aanpassingen nodig zijn. Dat maakt ook duidelijk of het probleem zit in het beleid, de beschikbare gegevens of de uitvoering.
2. Maak sanctierisico’s zichtbaar in de risicobeoordeling
Een bedrijfsbrede risicobeoordeling is niet nieuw. De AMLR breidt deze echter uit met het risico dat gerichte financiële sancties niet worden uitgevoerd of worden omzeild.
De conceptrichtsnoeren onderscheiden vier onderdelen: een overzicht van de onderneming en haar activiteiten, de inherente risico’s, de beheersmaatregelen en het resterende risico. Instellingen moeten daarbij relevante interne en externe informatie gebruiken.
AMLA schrijft geen vaste methodiek voor. De diepgang mag aansluiten bij de aard, omvang en complexiteit van de instelling. Wel moeten de gekozen aanpak, gebruikte bronnen en gemaakte afwegingen duidelijk worden vastgelegd en uitlegbaar zijn.
De praktische vraag is daarom of de bestaande beoordeling deze vier onderdelen herkenbaar bevat en sanctierisico’s expliciet meeneemt. Vervolgens moet duidelijk zijn hoe de uitkomsten doorwerken in beleid, controles en prioriteiten. Een risicobeoordeling krijgt pas praktische betekenis wanneer zij richting geeft aan de beheersing.
3. Verbind monitoring aan veranderingen bij de cliënt
De conceptrichtsnoeren voor doorlopende monitoring gaan zowel over het actueel houden van cliëntinformatie als over transactie- en activiteitenmonitoring. Daarbij worden periodieke reviews onderscheiden van reviews naar aanleiding van een gebeurtenis.
Voor beleggingsondernemingen kunnen veranderingen in bijvoorbeeld eigendom, financieringsbron of geografische blootstelling relevant zijn. Welke signalen nader onderzoek vragen, hangt af van de dienstverlening en het risicoprofiel. De aandacht moet daarom ook uitgaan naar veranderingen in de cliëntrelatie, naast het transactiegedrag.
Er geldt geen algemene verplichting om vóór 10 juli 2027 het volledige bestaande cliëntenbestand opnieuw te onboarden. Dat betekent echter niet dat dossiers kunnen blijven liggen tot de volgende periodieke review. Een verhoogd risico, relevante wijziging of twijfel over de juistheid of toereikendheid van gegevens kan eerder onderzoek nodig maken.
Breng daarom reviewfrequenties, aanleidingen voor tussentijdse reviews, gegevensbronnen en verantwoordelijkheden samen in één overzicht. Leg ook vast wanneer signalen worden geëscaleerd en hoe de uitkomst wordt gedocumenteerd. Een dossiersteekproef helpt vervolgens om te toetsen of die aanpak uitvoerbaar is.
Voorbereiden met ruimte voor aanpassing
De besproken teksten zijn nog concepten. Instellingen kunnen ze al gebruiken om verschillen met hun huidige werkwijze in kaart te brengen, maar moeten rekening houden met wijzigingen in de definitieve uitwerking.
Begin bij aanpassingen met de grootste operationele impact: ontbrekende cliëntgegevens, onvoldoende zichtbare sanctierisico’s en onduidelijke verantwoordelijkheden bij monitoring. Leg daarbij vast welke keuzes op conceptvereisten berusten. Zo ontstaat een onderbouwde voorbereiding die na publicatie van de definitieve teksten gericht kan worden bijgesteld.
Wiljan Enting is Legal, Risk & Compliance consultant bij Projective Group, deel van het expertpanel van Investment Officer.
