De Wtp-transitie gaat de komende twee jaar een kritische fase in. De uiterste deadline voor het invaren van opgebouwde pensioenaanspraken ligt feitelijk minder dan twee jaar voor ons. Dit leidt tot een uitdagende samenloop van hoge tijdsdruk, complexe veranderingen in de pensioenadministratie en het vermogensbeheer, en aanzienlijke IT-risico’s.
Voor pensioenfondsen is de kernvraag hoe ze deze ingrijpende verandering voldoende kunnen beheersen en gecontroleerd en verantwoord kunnen overgaan naar het nieuwe stelsel.
Complexiteit en risico’s
De combinatie van een complexe stelselwijziging met flinke IT-afhankelijkheden legt een groot beslag op schaarse capaciteit en expertise, zowel bij de klant als bij pensioenuitvoerders. Professionals die pensioenadministratie, datakwaliteit, IT, vermogensbeheer en invaren voldoende integraal kunnen overzien en beoordelen, zijn beperkt beschikbaar.
En omdat veel pensioenfondsen hun transitie hebben uitgesteld, ontstaat er nog meer schaarste en tijdsdruk. Tegelijkertijd is een gedetailleerd en samenhangend begrip van de precieze impact op het snijvlak van vermogensbeheer en pensioenbeheer bepaald niet vanzelfsprekend. Juist op dit snijvlak verandert er veel, zoals de maandafsluiting, waardering en rapportage.
De combinatie van beperkt integraal inzicht en toenemende tijdsdruk riskeert goede, zorgvuldige besluitvorming en effectieve risicobeheersing over de gehele keten. Dat effect wordt versterkt door het werken in een vaak onwennige project- en programma-structuur, met een groot aantal betrokken partijen en soms tegengestelde belangen. Hierdoor ontstaat een structureel verhoogd risico op fouten en belangenconflicten.
Ketenpartners, met name de pensioenadministrateurs, dragen een zware operationele verantwoordelijkheid en staan onder grote druk om voldoende voortgang te realiseren. Dit vergroot de kans op het maken van keuzes die primair op snelheid zijn gericht, zoals het opleveren van minimale functionaliteit, het inkorten van testfasen of het implementeren van onvoldoende doordachte fondsspecifieke uitzonderingen. Daarmee neemt de grip op het project, op datakwaliteit, op de testprocessen en de testuitkomsten af en stijgt de kans op het maken van materiële fouten.
Grip versterken
Aan fondszijde ontbreekt het binnen bestuursbureaus vaak niet aan pensioenkennis, maar wel aan diepgaande kennis en ervaring met ketenoverstijgende, administratieve procesveranderingen, IT-wijzigingen en het inhoudelijk beoordelen van IT-realisatie en -voortgang. Door het inrichten van een interne of extern ondersteunde quality assurance-functie kan deze tekortkoming goed worden geadresseerd. Zo iemand richt zich op het verbeteren en waarborgen van de kwaliteit van processen om fouten te voorkomen voordat ze zich voordoen.
Specifieker borgt deze quality assurance functie door onafhankelijke en multidisciplinaire toetsing dat nieuwe uitvoeringsprocessen, datakwaliteit, IT-realisatie en zorgvuldige besluitvorming in de governance in samenhang worden beoordeeld. Hij of zij signaleert en escaleert tijdig materiële risico’s, toetst de robuustheid van systeem- en datakeuzes, bewaakt datakwaliteit en testdekking, en ziet toe op rolzuiverheid en zorgvuldige besluitvorming. Daarmee kunnen alle operationele en technische bevindingen tijdig worden vertaald naar bestuurlijk relevante inzichten en wordt de beheersing, transparantie en verantwoording van het transitieprogramma versterkt.
Praktische invulling
In de praktijk bestaat de quality-assurance-functie uit een kleine, senior bezette rol of een klein (parttime) team. De kern is aantoonbare multidisciplinariteit. Pensioeninhoudelijke kennis van administratie en data, ervaring met complexe IT/transformatie en kennis van vermogensbeheer komen samen in één toetsende functie. Afhankelijk van schaal, complexiteit en beschikbare capaciteit kan deze functie intern, hybride of volledig extern worden ingevuld. De functie is nadrukkelijk niet uitvoerend en maakt geen onderdeel uit van programmamanagement of lijnorganisatie en houdt rekening en werkt nauw samen met sleutelfunctiehouders
Takenpakket
Quality assurance heeft dus vooral een inhoudelijk toetsende en challenger rol en is gericht op het integraal beoordelen van keuzes en voortgang gedurende de transitie. Het takenpakket omvat onder meer:
- inhoudelijke toetsing van ketenwijzigingen op het snijvlak van pensioenadministratie, vermogensbeheer en IT, waaronder waardering, allocatie, rapportage en maandafsluiting;
- beoordeling van ontwerpkeuzes, datamodellering en fondsspecifieke uitzonderingen op robuustheid, uitlegbaarheid en beheersbaarheid;
toezicht op end-to-end testdekking, inclusief beoordeling van testresultaten en resterende risico’s; - identificatie van materiële risico’s en afhankelijkheden binnen en tussen ketenpartners;
- duiding van technische en operationele bevindingen in termen van bestuurlijke impact en besluitvorming.
- Beoordeling van de haalbaarheid van de planning en mijlpalen;
- Toetsing op aantoonbaarheid van beheersing vanuit regulatoir perspectief.
Hiermee fungeert quality assurance letterlijk als onafhankelijk en multidisciplinair deskundige, als extra paar ogen op de beheersbaarheid van de transitie in de verschillende fases van het programma.
Deze persoon of team beweegt mee met de inhoudelijke fasering van het programma en sluit aan bij momenten waarop onomkeerbare keuzes worden voorbereid, zoals ontwerpfases, testmijlpalen en overgangs- en acceptatiemomenten.
Positionering binnen de governance
Quality assurance opereert parallel aan het transitie- en IT-programma en beschikt over een expliciet mandaat om ketenbrede risico’s te toetsen, te escaleren en bestuurlijk te agenderen, waarbij nauw wordt samengewerkt met sleutelhouderfuncties. Door deze positionering ontstaat er effectieve countervailing power, wordt belangenconflicten voorkomen en wordt de bestuurlijke grip op besluitvorming en voortgang gedurende het gehele verandertraject versterkt.
Peter Dom is partner bij AF Advisors. Frans Weijdener is managing partner van Equitem Group B.V. AF Advisors is deel van het expertpanel dat maandelijks een bijdrage voor Investment Officer schrijft.
